Tipo de servicios forma parte del módulo servicios. Servicios es un módulo premium no incluido en Punto Decimal CORE. Más información.

Descripción de servicios

En este apartado se definirán todos los tipos de servicios que podremos crear posteriormente a nuestros clientes. Un tipo de servicio es básicamente un servicio habitual que se haga en la empresa. Un mantenimiento mensual, revisiones trimestrales, servicio de asesoría mensual o cualquier otra cuota periódica son buenos ejemplos de tipos de servicios.

Cuando defines un tipo de servicio, podrás usarlo como plantilla a la hora de crear un servicio concreto a un cliente. Este servicio se renovará según la periodicidad que definas, se facturará en las fechas que selecciones y también podrás personalizar las notificaciones y avisos.

Listado:

Desde aquí tendrás una vista previa de todos los tipos de servicios que hayas definido. El listado te puede servir como referencia, pero prácticamente el uso que le darás es para modificar los tipos de servicios que hayas creado previamente o para crear tipos nuevos.

Ten en cuenta que cuando hayas creado un servicio de un tipo, ya no podrás borrar el tipo de servicio. Tendrás que borrar todos los servicios que sean de ese tipo para poder eliminarlo (leer más sobre servicios).

Creación y edición:

Para definir correctamente un tipo de servicio deberás asignarle un nombre que usarás para diferenciarlo del resto, un importe por defecto y una referencia. La referencia se mostrará en el listado de clientes, como un resumen de los servicios contratados.

Para definir el período con el que deseas que se renueven este tipo de servicios y se vuelvan a facturar, puedes hacerlo en el apartado periodicidad. Ten en cuenta que si asignas una periodicidad mensual o trimestral podrás asignar un día de inicio concreto. Si seleccionas periodicidad anual, podrás además seleccionar un mes de inicio.

Tanto día de inicio como mes de inicio pueden estar en blanco. Si es así, el servicio se renovará tras una duración del periodo completa (un mes, un trimestre o un año), a contar desde la fecha de alta. En cambio si asignas valor a cualquiera de los campos, los servicios se renovarán en los días del mes que definas, y cuando crees un nuevo servicio, se creará con el coste prorateado hasta la fecha de la siguiente renovación.

En el apartado facturación, puedes personalizar los datos de facturación con los que quieres que se generen los servicios y con los que se crearán sus facturas automáticas, serie, IVA y forma de pago. Puedes elegir el tipo de facturación, si los servicios se cobrarán por adelantado (prepago) o a la finalización (postpago). Puedes configurar el día de facturación si quieres que la factura se cree unos días antes de su vencimiento, seleccionando que la factura se cree siempre en un día concreto del mes, o que se genere un número de días antes del vencimiento. Si dejas este campo en blanco, se generará la factura el mismo día de su vencimiento.

Puedes seleccionar el tipo de operación por defecto que utilizarán las facturas de tu servicio. Cuando crees un servicio nuevo, podrás elegir el tipo de operación del cliente o el de su tipo de servicio (leer más sobre tipos de operación). Si no seleccionas ningún tipo de operación aquí, al crear el servicio solo podrás elegir el tipo de operación del cliente, o dejar que se use el tipo de operación por defecto al crear la factura.

Por último, con el campo enviar factura puedes activar o desactivar que se las facturas se envíen automáticamente cuando se crean.

En el último apartado, notificaciones, se personalizan y activan o desactivan las diferentes notificaciones automáticas que se pueden enviar.

Notificaciones:

  • Factura:

Cuando llega la fecha de facturación, Punto Decimal genera y envía automáticamente la factura al cliente. La factura se enviará al correo que hayas definido en el contacto del cliente marcado con la casilla “enviar factura” (leer más sobre Clientes). Puedes desactivar el envío automático desactivando la casilla enviar factura en el apartado facturación del tipo de servicio.

  • Aviso de renovación próxima:

Si además deseas enviar una notificación avisando de la renovación próxima a tu cliente, podrás marcar si este tipo de servicios debe avisarlo. Si marcas el campo notificación podrás configurar el correo como desees. Este aviso se enviará al correo que hayas definido en el contacto del cliente marcado con la casilla “administración” (leer más sobre Clientes).

El campo avisar X días antes marcará cuantos días antes de la factura se debe enviar el correo con el aviso. Hay que notar que si se define que la factura se genere 10 días antes que el vencimiento y el aviso se envíe 10 días antes que la factura, el aviso se estará enviando 20 días antes que el vencimiento del servicio.

La dirección de notificación es la dirección de correo electrónico al que podrá responder el cliente cuando le llegue el correo de aviso. Por defecto, se usará el correo electrónico definido en Sistema > Configuración (leer más sobre Configuración).

El correo con la notificación de caducidad viene con un texto predefinido en el que explica que se acerca la fecha de caducidad y que se renovará automáticamente o que caducará (dependiendo de si está activada o no la autorenovación del servicio, puedes leer más sobre servicios). Puedes añadir un texto adicional en el campo de texto en el que puedes explicar o dar detalles de los pasos que deba seguir el cliente o como ponerse en contacto, por ejemplo.

  • Servicio caducado:

Adicionalmente se enviará un correo automático cuando un servicio llegue a su fecha de vencimiento y no haya sido renovado. En este caso el correo se enviará al cliente a su contacto de “enviar factura” y además a todos los usuarios con un rol con el permiso “avisos de servicios” (leer más sobre roles). Puedes desactivar este aviso al cliente desactivando la casilla notificar al caducar, pero el aviso a los usuarios se enviará siempre.

  • Aviso de fallo de envío:

Existen casos en los que un correo de aviso no se pueda enviar al cliente. Por ejemplo, si el cliente no tiene definidos contactos administrativo o de facturación, o que los correos estén mal escritos, por ejemplo que el dominio no exista. En estos casos, Punto Decimal enviará un correo a los usuarios con un rol con permiso de “avisos de servicios” (leer más sobre roles) y les informará de que ese aviso no se ha podido enviar. En caso de fallo al enviar factura, se enviará este aviso al cliente que tenga permiso de “gestionar facturas”.

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